Gestión por objetivos

La gestión por objetivos es un método mediante el cual los gerentes, los subgerentes y todos los jefes de una organización determinan qué objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como guía para sus acciones.

La gestión por objetivos fue definida por Peter Drucker en 1954 en su libro “La gerencia de empresas”. Según Drucker los gerentes deben evitar la trampa de la actividad, que los atrapa en las actividades cotidianas y los hace olvidar su propósito: alcanzar los objetivos principales.

Uno de los conceptos de la gestión por objetivos establece que todos los responsables de una organización, no solo alta dirección, deben participar en el proceso de la planificación estratégica para complementar y mejorar el análisis y las decisiones finales.

Los principios de la gestión por objetivos son:

  • Conexión en cascada de las metas y objetivos de la empresa.
  • Objetivos específicos para cada miembro de la empresa.
  • Toma de decisiones participada por todos los miembros.
  • Plazos explícitos de aplicación
  • Evaluación sistemática del desempeño.

La gestión por objetivos también introdujo un concepto para comprobar la validez de los objetivos, “SMART”, según el cual los objetivos deben ser:

  • Específicos (Specific)
  • Medibles (Measurable)
  • Factibles (Achievable)
  • Realistas (Realistic)
  • Con un plazo de ejecución (Time-related).

Proceso para la formulación del plan

Los pasos que usualmente se siguen en un proceso de formulación de objetivos, puede describirse así:

1. Fijación de Objetivos.

Con base en los objetivos generales establecidos por la alta gerencia, comienza el proceso de fijación de metas de las unidades de la Organización.

Cada sub-gerente o jefe de unidad formula sus objetivos y los informa a sus subordinados. Los subordinados a su turno siguen el mismo procedimiento para traducir las metas de sus superiores en acciones específicas y para formular sus propias metas en las áreas de su responsabilidad. Las metas de cada subordinado representan sólo una parte de las formuladas por la alta gerencia y son menores en alcance, más detalladas y generalmente cubren períodos más cortos. La suma de las metas de los subordinados forman la totalidad  de los objetivos de la organización y exigen una jerarquización según el nivel,  la importancia y la prioridad que se les dé en el plan general.

2. Planteamiento Estratégico.

Una vez determinadas las metas, se requiere definir las estrategias y las tácticas,  precisar los recursos que se necesitan y establecer los métodos y las acciones que cada jefe debe desarrollar para alcanzar los objetivos. Así se establece el nexo entre meta y acción.

3. Autocontrol.

Implícita en el proceso está la noción de autocontrol, donde el individuo y no el superior, será el responsable de controlar su propio desempeño en las actividades requeridas para implementar el plan de acción. El autocontrol requiere una participación bastante significativa en la determinación de las metas y en el proceso de planteamiento, lo cual se manifiesta en un mejor entendimiento y en un interés más alto para la consecución de los objetivos. El subordinado  debe recibir retroalimentación y la información necesaria para garantizar su proceso y tomar acciones correctivas por iniciativa propia.

4. Revisiones Periódicas.

Las revisiones sistemáticas  destinadas a asegurar el progreso y los resultados en términos de los objetivos establecidos son fundamentales para el éxito del proceso.. Por esta vía, las áreas críticas son identificadas y los obstáculos removidos. Las revisiones periódicas o sesiones de concejo, deben ser conducidas tan frecuentemente como sea posible durante el período en el cual la meta debe ser alcanzada. Las revisiones pueden ser realizadas por una persona en particular o por grupos comisionados para tal fin. Es función de la alta gerencia y de cada jefe convocar a estas reuniones para analizar la marcha del trabajo.

Objetivos y Planificación

El objetivo es aquello que queremos alcanzar, el resultado final deseado.  Son herramientas críticas e indispensables para la gestión efectiva, siempre y cuando cumplan con algunos requisitos. Caso contrario, resultarán meras expresiones de deseo.

Los objetivos deben ser: M.A.D.E.R.A.

Medibles
AlcanzableS
Desafiantes
Específicos
Realistas
Acotados (en el tiempo)

¿Cómo hacer para que resulten un estímulo y no una frustración?

Es necesario tener en cuenta algunos puntos antes de fijarlos:

  1. Transparencia: ningún objetivo es desafiante si el indicador que muestra el avance y cumplimiento no es transparente y está a disposición de todos. Si esto no sucede, rápidamente se generarán sospechas sobre el modo de cálculo y/o los resultados obtenidos.
  2. Negociar: a las personas nos gusta participar, sobre todo en aquello que afectará nuestro trabajo. Por el contrario, lo que viene impuesto, es difícil de aceptar. Necesitamos dar espacios de negociación dentro de marcos previamente establecidos. De esa manera los participantes se sentirán comprometidos con el cumplimiento y no sólo meros instrumentos para la ejecución.
  3. Basarse en datos: la fijación de objetivos DEBE estar basada en datos y no en opiniones. “Me parece que podemos llegar a … personas.” no tiene la fuerza, la validez, la seriedad, la credibilidad necesarias. En cambio “basados en el análisis de los últimos 5 años, en los datos del contexto, en nuestra oficina de comunicación, nuestro objetivo puede ser…” ¿Cómo cree usted que suena mejor?
  4. Escuchar: si un objetivo genera mucha resistencia hay que sentarse a escuchar qué sucede. Tal vez no existen los recursos para llevarlo a cabo, o las personas no están capacitadas, o hay dudas sobre los datos de base. En todo caso, es bueno dejarse cuestionar

Planificación: la clave para alcanzar los resultados esperados

  • Planificar no es predecir el futuro. Nadie puede adivinarlo.
  • Planificar no es hacer una lista de deseos o sueños por realizar. Puede ser un paso previo, pero no ayuda a organizar las actividades de mañana por la mañana.
  • Planificar es para países, organizaciones y personas que se quieren hacer cargo de su destino sin culpabilizar a otros (personas o acontecimientos) por sus propios fracasos.
  • Planificar es decidir conscientemente qué quiero ser y hacer y arbitrar los medios para lograrlo.

Existen 5 pasos para poder planificar de manera eficaz:

  1. Definir el propósito y los valores guías.
  2. Identificar los objetivos
  3. Tirar ideas
  4. Organizar
  5. Identificar el próximo paso.

Definir el propósito y los valores guía

El propósito tiene que ver con las intenciones, con el por qué. ¿Por qué hay que hacer esto? ¿Cuál es la finalidad de esta tarea? (de esta reunión, de este procedimiento, de esta compra, etc.)

¿Por qué es importante pensar en el por qué?

  • Porque posibilita el éxito
  • Porque da criterios para la toma de decisiones
  • Porque motiva al equipo
  • Porque proporciona foco
  • Porque facilita la opinión de todos
  • Porque alinea los recursos

Los valores guías tienen que ver con el marco desde el cual se ejecuta la acción o el plan. Son los grandes principios en juego que sirven como contexto al trabajo. Expresan el contexto ético y valórico (lo que se valora) en el que se moverá la actividad o el proyecto y determinan el criterio para evaluar los comportamientos correctos. Los objetivos, como ya mencionamos, son aquello que se quiere lograr.

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